Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) zwischen der Praxis (Verantwortlicher) und dem Betreiber von Elumi (Auftragsverarbeiter). Vertragsfassung vom 08.09.2026 · Pilotbetrieb.

  1. Gegenstand: Betrieb einer SMS-Wartelisten-Software zur Nachbesetzung kurzfristig freier Termine.
  2. Art der Daten: Name, Mobilnummer, Zeitfenster, gewünschte Termindauer, Bestands-/Neukunden-Status und Herkunft des Eintrags (Wartezimmer-Aushang, Schaufenster-Aushang, Tresen, Restplatz-Anfrage) von Wartelisten-Personen; Zähler über zugesandte und geöffnete Terminangebote sowie über bereits erhaltene und knapp verpasste Termine, die die Reihenfolge der Benachrichtigung und die automatische Löschung dauerhaft untätiger Einträge steuern; eine kurze organisatorische Freitextnotiz der Praxis; die neutrale Terminart des angebotenen Termins; Name, E-Mail, ggf. Mobilnummer der Praxis.
  3. Kategorien betroffener Personen: Patienten/Kunden der Praxis, Praxispersonal.
  4. Keine Diagnosen, keine Befunde: Der Auftragsverarbeiter verarbeitet keine Diagnose-, Befund- oder Behandlungsberichte. In Gesundheitsberufen enthält die SMS an betroffene Personen keine Terminart (nur Datum, Uhrzeit und Link); die Terminart, die intern und auf der Terminseite des Verantwortlichen erscheint, stammt dort ausschließlich aus einer festen Liste neutraler Begriffe (z. B. „Kontrolle“, „Vorsorge“, „PZR“, „Behandlung“); ein Freitextfeld gibt es dort nicht. In den übrigen Branchen steht diese Angabe auch in der SMS. Der Verantwortliche verpflichtet sich, auch in die interne Notiz nichts Medizinisches einzugeben.
  5. Ort der Verarbeitung: Wartelisten- und Termindaten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Unterauftragsverarbeiter: Hosting (Hetzner Online GmbH, DE), SMS-Versand (seven communications, DE), Versand der Anmelde-E-Mails an das Praxispersonal (Resend, US/EU – verarbeitet ausschließlich E-Mail-Adresse und Anmeldelink des Praxispersonals, keine Patientendaten).
  6. Technische und organisatorische Maßnahmen: Transportverschlüsselung (TLS), Zugriff nur über Einmal-Anmeldelinks, Datenminimierung, automatische Löschfristen (7 / 30 / 180 Tage), tokenisierte Links.
  7. Löschung bei Vertragsende: Auf Weisung sowie automatisch nach Fristablauf. Endet der Vertrag, werden alle personenbezogenen Wartelisten-Daten (Namen, Mobilnummern, Zeitfenster, Notizen, Verlauf) spätestens binnen 30 Tagen vollständig gelöscht – auf Wunsch sofort. Erhalten bleiben allein: anonyme Kennzahlen ohne Personen- und ohne Betriebsbezug (nur Branche und Postleitzahl, keine Rückrechnung auf die Praxis oder eine Person möglich) und die Vertragsdaten der Praxis selbst (Name, Anschrift, E-Mail, Abo- und Rechnungsangaben), solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen das verlangen.
  8. Weisungsrecht, Vertraulichkeit, Unterstützungspflichten, Meldepflichten gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.