Datenschutzhinweise

Datenminimierung by Design. Beim Eintrag in die Warteliste werden ausschließlich gespeichert: Name, Mobilnummer, gewünschte Zeitfenster, optional die gewünschte Termindauer, die Angabe, ob Sie bereits Patient:in/Kund:in des Betriebs sind, sowie der Weg, über den Sie sich eingetragen haben (Aushang im Wartezimmer, Aushang am Schaufenster, Anmeldung am Tresen oder Anfrage zu einem einzeln angezeigten Termin). Die Praxis kann zu Ihrem Eintrag zusätzlich eine kurze interne Notiz zur Terminorganisation hinterlegen (z. B. „möchte vormittags“, „bevorzugt Frau Dr. Meier“); sie wird nie versendet und nie öffentlich angezeigt. Keine Diagnosen, keine Befunde, keine Behandlungsberichte, keine Adresse – die Praxis ist vertraglich verpflichtet, nichts Medizinisches einzutragen.

Mehrere Personen auf einer Handynummer. Familien teilen sich oft ein Telefon. Beim Eintrag geben Sie deshalb an, ob Sie sich selbst oder eine weitere Person eintragen, die dieses Handy mitbenutzt; höchstens drei Personen können unter derselben Handynummer auf einer Warteliste stehen. Wer eine andere Person einträgt, bestätigt mit der Einwilligung zugleich, dass diese Person damit einverstanden ist. Jeder Eintrag bleibt eigenständig: eigene Wunschzeiten, eigene SMS und ein eigener Austrage-Link – wer sich austrägt, löscht nur den eigenen Eintrag.

Die Zähler, die etwas bewirken. Zu Ihrem Eintrag zählt Elumi mit, wie viele Terminangebote Sie bekommen und wie viele davon Sie geöffnet haben; dazu, wie oft Sie über Elumi schon einen Termin bekommen haben und wie oft Sie einen nur knapp verpasst haben. Daraus ergibt sich die Reihenfolge der nächsten SMS-Runde – wer noch keinen Termin hatte oder mehrfach knapp verloren hat, rückt nach vorn. Wer über längere Zeit auf kein einziges Angebot reagiert, rutscht nach hinten und wird schließlich automatisch gelöscht – Sie bekommen dazu eine letzte SMS mit dem Link, über den Sie sich jederzeit wieder eintragen können.

Die Terminart. In Gesundheitsberufen steht in der SMS keine Terminart – dort finden Sie nur Datum, Uhrzeit und den Link zum Termin. Die Praxis vergibt zu jedem Termin lediglich für sich selbst (Terminliste, Dashboard) und für ihre eigene Terminseite ein kurzes Wort aus einer festen, neutralen Liste (z. B. „Kontrolle“, „Vorsorge“, „Behandlung“); ein Freitextfeld gibt es dort nicht, damit nie eine Diagnose entsteht. Außerhalb der Gesundheitsberufe (z. B. Werkstatt, Salon, Fahrschule) steht die Terminart in der SMS – dort ist sie die eigentliche Information („Inspektion“, „Herrenschnitt“).

• Zweck: Benachrichtigung per SMS über kurzfristig freie Termine der Praxis, bei der Sie sich eingetragen haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung).
• Verantwortlicher: die jeweilige Praxis; Elumi ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, AVV). Betreiberangaben zu Elumi: Impressum.
• Speicherort: Wartelisten- und Termindaten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland (Hosting: Hetzner Online GmbH, DE; SMS-Versand: seven communications, DE). Die Anmelde-E-Mails an das Praxispersonal versendet Resend (US/EU) – dort werden ausschließlich E-Mail-Adresse und Anmeldelink des Praxispersonals verarbeitet, keine Patientendaten.
• Speicherdauer: Unbestätigte Einträge werden nach 7 Tagen gelöscht, Restplatz-Anfragen ohne Wartelisten-Eintrag nach 30 Tagen, inaktive Einträge automatisch nach 180 Tagen. Das reine Versandprotokoll (Datum, Ergebnis und gekürzte Zielnummer einer SMS – ohne Nachrichtentext) dient der Kostenabrechnung und wird nach 90 Tagen gelöscht.
• Widerruf/Löschung: Jede Seite, die unsere SMS verlinken (Anmeldung bestätigen, Angebot, Zusage, „schon vergeben“, abgelaufen), trägt einen Austrage-Link – ein Klick genügt; die SMS selbst bleibt dafür bewusst kurz. Trägt die Praxis Sie am Tresen ein, steht der Link zusätzlich gleich in der ersten SMS. Alternativ genügt eine formlose Mitteilung an die Praxis. Mit dem Austragen werden Ihre Daten gelöscht (Art. 17 DSGVO). Ein bereits gebuchter Termin bleibt davon unberührt (Absage bitte telefonisch).
• Restplatz-Anfragen: Bei der Anfrage zu einem einzelnen öffentlich angezeigten Termin werden nur Name und Mobilnummer gespeichert – ein Wartelisten-Eintrag entsteht dadurch nicht. Ohne separaten Eintrag werden diese Daten spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
• Fairness: Die Benachrichtigungs-Reihenfolge richtet sich nach Wartezeit und den Regeln der Praxis. Eine bezahlte Bevorzugung gibt es bei Gesundheitsterminen nicht.
• Keine Weitergabe an Dritte, keine Werbung, keine Werbe-Cookies und kein geräteübergreifendes Tracking – das einzige Cookie ist das technisch notwendige Login-Cookie der Praxis. Für die Auswertung der Aushänge zählen wir ausschließlich Tagessummen je Aushang (wie oft aufgerufen, wie viele Eintragungen daraus, wie viele Absendungen unser Spam-Schutz abgewiesen hat) – ohne IP-Adresse, ohne Uhrzeit, ohne Bezug zu einer Person.
• Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren – zuständig ist die Behörde Ihres Bundeslandes.
• Server-Protokolle: Beim Aufruf verarbeiten wir kurzzeitig Ihre IP-Adresse, um Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden automatisch gelöscht und nicht mit Wartelisten-Daten zusammengeführt.